Combien de temps conserver ses devis et factures d'artisan BTP ? La règle passe à 10 ans en 2027

Quelles durées de conservation s'appliquent à un artisan du BTP en 2026 ?

Il n'existe pas « une » durée de conservation, mais plusieurs délais qui se superposent, chacun avec son propre point de départ. C'est ce point de départ, plus que la durée, qui fait se tromper la plupart des artisans : la facture se compte à partir de la clôture de l'exercice, la décennale à partir de la réception, le contrat électronique à partir de l'exécution.

Pour un artisan en société (EURL, SARL, SAS), la ligne du Code de commerce imposait déjà 10 ans. Pour un artisan en entreprise individuelle, la référence pratique était souvent le délai fiscal de 6 ans : c'est lui que la réforme allonge. Dans les deux cas, la règle à retenir à partir de 2027 est la même : 10 ans pour toute facture. Si vous avez un doute sur votre situation, votre expert-comptable tranchera en deux minutes.

Qu'est-ce qui change avec la loi du 25 juin 2026 ?

La loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales, publiée au Journal officiel du 26 juin, modifie l'article L102 B du livre des procédures fiscales : les documents sur lesquels l'administration exerce son droit de contrôle se conservent désormais 10 ans au lieu de 6.

« Le délai de 10 ans s'applique aux documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027 » (KPMG Avocats, éclairage du 23 juillet 2026, sur l'article 36 de la loi n° 2026-534).

Concrètement, la réforme ne « repart » pas de zéro : elle prolonge les délais qui étaient encore en cours. La CCI Paris Île-de-France donne l'exemple d'une facture émise en 2021, qui ne peut plus être détruite en 2027 et doit être gardée 10 ans. Voici ce que cela donne sur trois pièces types :

La réforme arrive au moment où la réception des factures électroniques est devenue obligatoire pour toutes les entreprises (1er septembre 2026) : les factures fournisseurs que vous recevez désormais par une plateforme agréée entrent directement dans ce délai de 10 ans.

Pourquoi le dossier de chantier se garde à partir de la réception, pas de la facture ?

Parce que votre responsabilité ne s'éteint pas avec le paiement. Le Code civil fait courir les garanties des constructeurs à partir de la réception des travaux : un an pour la garantie de parfait achèvement (article 1792-6), deux ans pour la garantie biennale des éléments d'équipement (article 1792-3) et dix ans pour la responsabilité décennale (article 1792-4-1). Le délai décennal commence le lendemain de la signature du procès-verbal de réception, rappelle Service-Public dans sa fiche sur la garantie décennale (vérifiée le 10 avril 2026). Les sous-traitants sont tenus sur la même durée (article 1792-4-2).

Si un client assigne en 2035 pour une fissure ou une infiltration, ce sont le devis signé, les plans, les photos avant et après, le PV de réception et l'attestation d'assurance de l'époque qui feront la différence. Sans eux, impossible de prouver ce qui était prévu, ce qui a été réalisé et quel assureur doit intervenir. Notre guide sur la réception de chantier et le PV détaille ce que doit contenir ce document.

Deux nuances rallongent encore la durée utile :

• Le délai peut être interrompu. Une assignation en justice relance le délai (article 2241 du Code civil, cité par Service-Public). Un dossier en litige se garde donc jusqu'à la fin de la procédure, pas jusqu'à la date anniversaire.
• L'attestation d'assurance de l'année du chantier. L'attestation décennale doit être remise au client avant l'ouverture du chantier. Gardez celle de chaque année, rangée avec les chantiers ouverts pendant sa validité : c'est elle qui désigne l'assureur à actionner. Notre article sur l'attestation décennale à joindre aux devis revient sur cette obligation.

Exemple chiffré : jusqu'à quand garder le dossier d'une salle de bains facturée en 2026 ?

Cas type construit par DevisTrack : un plombier en SARL, exercice clos au 31 décembre. Il envoie le devis d'une salle de bains par lien le 3 mars 2026, le client particulier le signe en ligne le 10 mars pour 11 400 € TTC. La facture de solde est émise le 26 juin 2026 et le PV de réception signé le 30 juin 2026.

Résultat : le dossier complet se garde au moins jusqu'au 31 décembre 2036, dix ans et demi après la fin du chantier. Changez une seule donnée, une réception repoussée au 15 février 2027 à cause d'une réserve non levée, et la décennale court jusqu'en février 2037 : le dossier de chantier doit alors survivre à sa propre facture. La règle pratique que nous appliquons dans nos modèles : conserver jusqu'à la plus tardive des dates, puis ajouter un an de marge (c'est une recommandation de prudence, pas une obligation légale).

Ces délais de conservation ne doivent pas être confondus avec le délai pour réclamer le paiement : contre un particulier, une facture impayée se prescrit en 2 ans. Voir notre article sur la prescription d'une facture d'artisan.

Faut-il garder les devis non signés et les fiches prospects ?

Un devis jamais accepté n'est ni une pièce comptable ni un contrat : aucun texte n'impose de le garder. En revanche, il contient les données personnelles d'un prospect (nom, adresse du chantier, téléphone), et c'est le RGPD qui fixe la limite. Le référentiel de la CNIL sur la gestion des activités commerciales prévoit que les données d'un prospect non client peuvent être conservées 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.

Le détail compte pour un artisan qui suit ses devis. La CNIL cite comme contact émanant du prospect une demande de documentation ou un clic sur un lien reçu par email ; la simple ouverture d'un email, en revanche, ne relance pas le délai. Un client qui ouvre et consulte son devis en ligne via le lien a bien cliqué ; un client qui n'a jamais réagi, non. Au bout des 3 ans, vous pouvez le recontacter pour lui demander s'il souhaite rester dans votre fichier ; sans réponse positive, supprimez ou anonymisez la fiche.

Avant d'en arriver là, ces devis dormants ont souvent une valeur commerciale : notre article sur les devis en attente explique comment estimer le chiffre d'affaires qui dort dans un pipeline. Même logique pour l'historique des appels : si vous utilisez un outil de suivi d'appels comme calltrack.fr, appliquez aux numéros de prospects la même règle des 3 ans.

Papier ou numérique : comment archiver pour que la pièce reste valable ?

Le support est libre, mais une règle piège beaucoup d'artisans : une facture reçue ou émise sous forme électronique doit être conservée dans son format d'origine. La doctrine fiscale (BOFiP, BOI-CF-COM-10-10-30-10) précise que le changement de format ne garantit plus l'intégrité de la facture. Une facture fournisseur reçue en XML par votre plateforme agréée reste en XML, même si vous en gardez un PDF pour la lire. Imprimer une facture électronique et effacer l'original ne vous protège pas.

• Factures papier : vous pouvez les numériser, à condition que la copie soit fidèle et que le procédé garantisse son intégrité ; en cas de doute, gardez aussi l'original papier.
• Devis signés en ligne : conservez le document signé et la preuve de l'acceptation (date, heure, identité), pas seulement un PDF régénéré à partir du logiciel.
• Photos de chantier : rangez-les dans le dossier du chantier, datées, plutôt que dans le téléphone du chef d'équipe.

Quand une facture a été corrigée, l'original, l'avoir et la facture rectificative se conservent ensemble, reliés par leurs numéros : c'est expliqué dans notre guide sur la facture d'avoir.

Comment organiser l'archivage de ses chantiers en 5 étapes ?

1. Un dossier par chantier, nommé avec la date de réception (par exemple « 2026-06-30 Dupont SDB ») : c'est elle qui pilote la décennale.
2. Y ranger systématiquement le devis signé et sa preuve d'acceptation, les avenants, les factures, le PV de réception et la levée des réserves, les photos, l'attestation d'assurance de l'année.
3. Calculer et noter la date de destruction : la plus tardive entre clôture de l'exercice + 10 ans et réception + 10 ans, plus un an de marge.
4. Garder les fichiers électroniques dans leur format d'origine et faire une sauvegarde hors du poste principal (disque externe ou stockage en ligne).
5. Purger une fois par an : les dossiers dont la date est dépassée et sans litige en cours, et les fiches prospects inactives depuis plus de 3 ans.